Политика за поверителност

1. Администратор на лични данни

Администратор по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) е:

• „ФАКТДЕТЕКТ“ ЕООД, със седалище и адрес на управление в Република България
• ЕИК: 205293281
• ДДС номер: BG205293281
• Имейл за въпроси относно лични данни: sales@total-bid.com
• Телефон: +359 878 78 68 49

Когато в настоящата политика използваме „ние“, „нас“ или „Администратор“, имаме предвид „ФАКТДЕТЕКТ“ ЕООД.

2. Обхват и потребители на платформата

TOTALbid е B2B платформа за ремаркетинг на превозни средства. Достъпът е само след регистрация и сключване на договор за ползване. Платформата се използва от професионални продавачи (лизингови и застрахователни компании, организации и техни потребители) и от регистрирани купувачи – търговци на автомобили.

Настоящата политика се прилага към посетители на публичните страници, регистрирани потребители, лица, потвърждаващи оферти чрез QR линк, както и към лица, подаващи заявки през формата TOTALbid-Direct или формата за контакти.

3. Категории лични данни, които обработваме

В зависимост от Вашето взаимодействие с платформата можем да обработваме:

3.1. Данни за регистрация и договорни отношения

• име, имейл, телефон и потребителско име на профила;
• криптирана (хеширана) парола и технически данни за сесия;
• фирмени данни: наименование, адрес, ДДС номер, ЕИК/регистрация, IBAN (когато е приложимо);
• данни за лиценз за разкомплектоване и други документи, предоставени при регистрация;
• настройки на профила, права за достъп и кореспонденция по договора.

3.2. Данни във връзка с търгове и оферти

• описание на превозното средство, регистрационни и идентификационни данни, застрахователни/лизингови референции;
• снимки на МПС (включително оригинали, съхранявани в частно хранилище, и публично достъпни обработени/замъглени изображения);
• данни от качени документи за МПС и резултати от автоматично извличане на текст (OCR), когато използвате тази функция;
• подадени оферти, суми, часове на действие и свързани журнали на събития по търга;
• генерирани PDF документи, обвързващи предложения и потвърждения за продажба.

3.3. QR потвърждение на оферта

При потвърждаване чрез публичен QR линк събираме данните, които въведете във формуляра: име, имейл, телефон, както и технически данни за сигурност и доказване на действието (IP адрес, user agent, дата и час на потвърждението). Потвърждението изисква изрично съгласие за обработка на лични данни по GDPR.

3.4. TOTALbid-Direct и контакти

• TOTALbid-Direct: марка/модел, желана цена, телефон, имейл, описание, качени снимки, IP адрес и user agent; заявките и файловете се съхраняват за ограничен срок (вижте т. 8).
• Форма „Контакти“: име, фирма (по избор), имейл, телефон (по избор), съдържание на съобщението; използва се и услугата Google reCAPTCHA за защита от злоупотреби.

3.5. Телеметрия (когато е активирана)

Ако организацията има включена опция за телеметрия и превозното средство отговаря на критериите, може да се записва заявка за възлагане на телеметрична проверка, свързана с конкретен търг, и да се изпрати имейл до съответния доставчик.

3.6. Технически и административни данни

• логове за достъп, грешки, изпълнение на планирани задачи (scheduler) и операции в админ панела;
• журнали на събития по търгове (case log) за проследяване на процеса;
• данни, свързани с изпращане на системни и трансакционни имейли.

4. Цели и правни основания за обработване

Обработваме лични данни за следните цели:

• Регистрация, достъп и изпълнение на договор – създаване и поддръжка на профили, публикуване на търгове, подаване и управление на оферти, финализиране на продажби (чл. 6, ал. 1, б. „б“ GDPR).
• Изпълнение на правни задължения – счетоводни, данъчни и други задължения, когато са приложими (чл. 6, ал. 1, б. „в“ GDPR).
• Легитимен интерес – сигурност на платформата, предотвратяване на злоупотреби, защита на правата ни и на други потребители, поддръжка и подобряване на услугата, вътрешно отчитане (чл. 6, ал. 1, б. „е“ GDPR).
• Съгласие – QR потвърждение, контактна форма и други случаи, в които изрично поискаме и получим съгласие; можете да го оттеглите по всяко време, без да засяга законността на обработването преди оттегляне (чл. 6, ал. 1, б. „а“ GDPR).

5. Получатели и обработващи лични данни

Данните се обработват предимно от „ФАКТДЕТЕКТ“ ЕООД. Може да споделяме данни с:

• хостинг и ИТ доставчици, поддържащи инфраструктурата на платформата;
• доставчици на имейл услуги (SMTP) за изпращане на системни съобщения;
• Google (reCAPTCHA) при използване на защитени публични форми;
• контрагенти по телеметрия, когато е заявена и изпратена такава възлагане;
• организации-продавачи и купувачи, в рамките на конкретен търг и договорни отношения (напр. данни за оферта и потвърждение).

С обработващите сключваме договори или прилагаме подходящи гаранции, когато това се изисква от закона. Не продаваме лични данни на трети лица за маркетинг.

6. Предаване извън ЕИП

Основното хранилище и обработване са в Европейския съюз или в държави с адекватно ниво на защита. При използване на услуги със седалище извън ЕИП (напр. Google reCAPTCHA) предаването може да се основава на стандартни договорни клаузи или други механизми, предвидени от GDPR, доколкото са приложими.

7. Срокове на съхранение

Съхраняваме данните толкова дълго, колкото е необходимо за целите по т. 4, освен ако по-дълъг срок не се изисква от закон:

• Профили и договорни данни – за срока на договора и разумен период след прекратяване за претенции, счетоводство и съответствие със закона.
• Търгове, оферти, PDF и QR потвърждения – за периода на търга и последващото приключване на сделката, както и за доказване на изпълнение и защита при спорове.
• Оригинални снимки на МПС – в частно хранилище; публично се показват само обработени изображения. Срокът следва бизнес нуждите и договорните задължения.
• TOTALbid-Direct – до 30 дни от подаване, след което заявката и файловете се изтриват автоматично чрез планирана задача, освен ако законът изисква по-дълго съхранение.
• Технически логове – за ограничен период, необходим за сигурност и диагностика, след което се изтриват или анонимизират, когато е възможно.

8. Сигурност

Прилагаме подходящи технически и организационни мерки: контрол на достъп по роли, криптиране на пароли, защита на форми (CSRF), ограничаване на опити за вход, съхранение на оригинални снимки извън публично достъпни директории, rate limiting на чувствителни действия и редовен преглед на конфигурацията на production средата. Никоя система не може да гарантира абсолютна сигурност; при установен инцидент ще предприемем необходимите действия съгласно закона.

9. Вашите права

При спазване на условията на GDPR имате право на:

• достъп до личните Ви данни;
• коригиране на неточни данни;
• изтриване („право да бъдеш забравен“), когато е приложимо;
• ограничаване на обработването;
• преносимост на данните, когато обработването е автоматизирано и се основава на съгласие или договор;
• възражение срещу обработване на основание легитимен интерес;
• оттегляне на съгласие по всяко време, когато обработването се основава на съгласие.

За упражняване на правата изпратете искане на sales@total-bid.com. Може да поискаме удостоверяване на самоличността. Имате право на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) – www.cpdp.bg.

10. Задължителност на предоставянето

Данните, маркирани като задължителни в платформата или договора, са необходими за регистрация, участие в търгове или потвърждение на оферта. Без тях съответната функция не може да бъде използвана. Други полета са по избор, освен ако законът изисква друго.

11. Автоматизирано вземане на решения

Не използваме автоматизирано вземане на решения с правни или сходни значими последици по смисъла на чл. 22 GDPR. OCR и други технически помощници служат за попълване на полета по преценка на потребителя; окончателните действия се извършват от хора.

12. Бисквитки

За използването на бисквитки и подобни технологии вижте Политиката за бисквитки.

13. Промени в политиката

Можем да актуализираме настоящата политика при промяна на функционалността, законодателството или практиката ни. Актуалната версия винаги е публикувана на тази страница с посочена дата на последна промяна. При съществени промени можем да уведомим регистрираните потребители по имейл или чрез съобщение в платформата.